Gérer les contacts
Afin d’attribuer des personnes à des événements de toute nature, qu’il s’agisse de découvreurs, d’analystes, de donateurs, etc., la gestion des contacts est disponible. Vous pouvez y créer des contacts et, le cas échéant, leur associer des documents. Une photo de la personne ou une fiche de collectionneur peut par exemple être enregistrée au format .jpg ou .pdf.
Pour créer des contacts, accédez à votre collection et ouvrez le menu hamburger (3 lignes horizontales) en haut à gauche en cliquant dessus. Sélectionnez ensuite le point de menu « Contacts ». Cliquez ensuite sur « + Nouveau ».
Vous pouvez maintenant saisir une « Désignation du contact », par exemple « Hans Mustermann ». Veuillez utiliser, dans la mesure du possible, la syntaxe proposée « Prénom Nom, titre académique ». Cela facilite l’attribution des contacts entre différentes collections.
Il est recommandé d’enregistrer une adresse e-mail si celle-ci est connue. Le nom et l’adresse e-mail permettent d’identifier les contacts lors de la copie entre collections et d’éviter les doublons.
Vous pouvez saisir l’adresse dans le champ « Adresse » et, si vous le souhaitez, ajouter un « Commentaire ».
Remarque : La désignation du contact et le commentaire peuvent être saisis en plusieurs langues.
Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
Après l’enregistrement du contact, une option apparaît en bas pour télécharger un ou plusieurs fichiers et les associer ensuite au contact.
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez accéder à l’aperçu des contacts en cliquant sur l’icône représentant deux personnes. La même action est effectuée en cliquant sur le bouton « Contacts ».
En cliquant sur la loupe, vous pouvez voir dans quels objets de collection le contact est déjà utilisé. S’il vient d’être créé, la liste devrait être vide. En cliquant sur le dossier ouvert ou sur le bouton de collection, vous revenez à votre collection.
Dans la barre de recherche située en haut, vous pouvez réduire le nombre de contacts affichés. Il suffit par exemple de saisir « Erwin » pour afficher tous les contacts contenant Erwin. Comme cette fonction rend tout tri supplémentaire inutile, nous avons renoncé à proposer des options de tri.
Conseil : Créez les contacts dans une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet du navigateur. Ils seront alors immédiatement disponibles dans les autres onglets ouverts, sans devoir changer de vue.