Gestionar contactos
Para asignar personas a eventos de cualquier tipo, ya sea como descubridor, analista, donante, etc., existe la gestión de contactos. Aquí puede crear contactos y, si lo desea, asignar documentos al contacto. Por ejemplo, se puede guardar una foto de la persona o una ficha de coleccionista en formato .jpg o .pdf.
Para crear contactos, vaya a su colección y abra el menú hamburguesa (3 líneas horizontales) en la parte superior izquierda haciendo clic en él. A continuación, seleccione el punto de menú « Contactos ». Luego haga clic en « + Nuevo ».
Ahora puede introducir una « Designación del contacto », por ejemplo « Hans Mustermann ». Utilice, siempre que sea posible, la sintaxis propuesta « Nombre Apellido, título académico ». Esto facilita la asignación de contactos entre distintas colecciones.
Se recomienda introducir una dirección de correo electrónico si se conoce. El nombre y la dirección de correo permiten identificar contactos al copiarlos entre colecciones y evitan duplicados.
En el campo « Dirección » puede introducir la dirección postal y, si lo desea, añadir un « Comentario ».
Nota: La designación del contacto y el comentario pueden introducirse en varios idiomas.
A continuación, haga clic en « Guardar ».
Después de guardar el contacto, aparece en la parte inferior la opción de subir uno o varios archivos y luego asociarlos al contacto.
Cuando haya terminado, puede ir a la vista general de contactos haciendo clic en el icono de las dos personas. Lo mismo ocurre al hacer clic en el botón « Contactos ».
Al hacer clic en la lupa, puede ver en qué objetos de colección ya se utiliza el contacto. Si acaba de crearse, la lista debería estar vacía. Al hacer clic en la carpeta abierta o en el botón de colección, volverá a su colección.
En la barra de búsqueda situada en la parte superior puede reducir el número de contactos mostrados. Simplemente escriba, por ejemplo, « Erwin » para encontrar todos los contactos que contengan Erwin. Dado que esta función hace innecesaria cualquier ordenación adicional, se ha prescindido de opciones de ordenación.
Consejo: Cree los contactos en una nueva ventana o pestaña del navegador. Así estarán disponibles inmediatamente en las demás pestañas abiertas sin necesidad de cambiar de vista.