Il est possible d’insérer des images et des documents dans la gestion des collections. Les types de fichiers suivants sont actuellement pris en charge : “JPG, PNG, PDF, DOC, XLS, ODT, ODS, TXT, MP4, OGG”. La taille maximale des fichiers est de 30 MB. Veuillez noter que la taille des fichiers aura une incidence sur vos coûts. Le principe directeur : « Les photos doivent être aussi petites que possible, mais aussi grandes que nécessaire pour montrer tous les détails » a fait ses preuves. En plus des images et des documents, des vidéos peuvent également être téléchargées. Cela permet de présenter une pièce de manière particulièrement impressionnante. Veuillez garder à l’esprit la taille des fichiers et les limites de téléchargement.

Le téléchargement de fichiers fonctionne toujours de la même manière, quel que soit l’endroit où vous le trouvez. En cliquant sur le bouton vert « + Add », vous pouvez ajouter des fichiers. La sélection multiple est possible. En cliquant sur le bouton bleu « Start », le fichier est transféré. En cliquant sur « Upload », tous les fichiers ajoutés précédemment sont téléchargés dans la gestion des collections.

Une fois le fichier téléchargé, il doit encore être attribué. Cela se fait à l’aide du bouton vert « + Assign ». Une description doit alors être saisie. Le copyright peut être sélectionné en saisissant un texte de recherche tel que « Hans Mustermann ». Si aucun résultat n’est trouvé, un nouveau contact peut être créé. Il est conseillé d’effectuer cette opération dans une nouvelle fenêtre (clic droit de la souris sur le lien – ouvrir le lien dans une nouvelle fenêtre). Le contact est alors immédiatement disponible dans la fenêtre d’origine. Cliquez ensuite sur le bouton vert « Insert ».

Le document est maintenant attribué.

Dès que vous avez ouvert un objet de collection et que vous disposez des droits d’écriture, vous pouvez également joindre des documents à l’objet. Dans la barre contenant les petits pictogrammes en haut et en bas, vous trouverez ce symbole . En cliquant sur ce symbole, vous accédez au téléchargement de fichiers. Le reste fonctionne comme décrit ci-dessus.

Pour pouvoir joindre des documents à une analyse, celle-ci doit avoir été créée au préalable. Pour cela, cliquez sur et créez une analyse effectuée.

Une fois l’analyse créée, un ou plusieurs documents peuvent être joints. Pour ce faire, ouvrez à nouveau l’analyse à l’aide du symbole situé à droite de l’analyse et cliquez sur le bouton bleu de téléchargement « File ». Le reste fonctionne comme décrit ci-dessus.

L’ajout d’images aux événements fonctionne de manière identique à la description des analyses. Un événement doit d’abord être créé , puis un fichier peut être attribué à l’événement via le symbole d’édition situé à droite de l’événement.

Dans le menu hamburger (trois lignes horizontales en haut à droite), vous trouverez l’entrée de menu Contacts. Si un contact y a été créé, vous pouvez le modifier à l’aide du symbole d’édition . Vous y trouverez un téléchargement « File », identique à celui des analyses et des événements.

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